文书的阅览原则

第二十一条某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可 在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。

第二十二条有必要在各部门传阅的文书，必须附“传阅登记簿”，按“传阅登记簿”规 定栏目填写，并最终交还文书主管。

收文操作流程

第二十三条签收

—切外来信件、电报、传真，统一由行政部门签收，填写登记在收件登记簿上。写明公司或行政部门收启，统一由行政部拆封处理。

第二十四条写明各部门或个人收启的分送各处，如系公文，应主动送行政部登记处

理。

第二十五条分发

(1)  行政部根据公文性质、要求，填写公文阅办单。

(2)  分发去向。

重要来文，由行政部长提出初步意见(拟办），再由公司领导批示(批办）。

一般文件，直转有关职能部门处理（承办）。具体承办时务求实效，分淸主办、协办、复文与不复文。

参阅性文件，直接组织传阅。

范围不明的文件，送领导审阅。

第二十六条催办

分对内催办与对外催办，包括发函、派专人打电话等方式，要使用工作催办单，对来文 做到事事有交代、件件有着落，防止漏办、延误。

第二十七条结办

文件传阅完毕，已答复发文单位，有处理意见的文件，均视为结办。

注意事项

第三十五条重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。

第三十六条保存期满及没必要继续保存的文书，经主管决定，填写销毁的理由和曰 期之后销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。任何个人不准揸自销毁文件，或以废纸出售。不需立卷的文件材料逐件登记报公司领导批准销毁。

第三十七条销毁秘密级以上文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不遗漏。

第三十八条如果职务或部门划分发生变更或者作出调整，则必须在有关登记簿上 注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。

第三十九条必须做好重要文书的借阅登记工作，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。